אנשים שמנהלים עסקים כבר שנים יודעים לומר שזה מורכב. כמובן שככל שהעסק יותר גדול, כך גם האתגרים שיש בו יותר מורכבים. יש צורך לשווק את העסק, לבחור את העובדים הכי טובים, לדאוג לשלם להם וגם לגייס עוד ועוד לקוחות חדשים. מעבר לכל המשימות האלה, צריך גם לדאוג שסביבת העבודה תהיה כמה שיותר נוחה – עבורכם ועבור העובדים. זה נשמע לכם מוכר אך לא לגמרי ברור לכם על מה מדובר? הגיע הזמן שתבינו: בלי ציוד משרדי לעסקים העבודה בעסק שלכם תהיה בעייתית. אומנם אנחנו חיים בעידן מאוד טכנולוגי, אך יש עדיין חשיבות אדירה לציוד המשרדי שבעזרתו אתם עובדים. לכן, בין אם אתם מקימים עסק חדש ובין אם אתם מרחיבים את המשרד הקיים, חשוב לתת את הדעת על הנושא המהותי הזה.
איזה ציוד משרדי לעסקים אתם באמת צריכים?
בבואנו לדבר על ציוד משרדי לעסקים יש לקחת בחשבון כמה נתונים משמעותיים. ראשית, לכל עסק ולכל משרד יכולים להיות צרכים מעט שונים. לכן, אפילו אם המשרדים שבהם יצא לכם לבקר מלאים בציוד מסוים, לא בטוח שזה בדיוק גם מה שאתם צריכים. מצד שני, יש גם לא מעט סוגים וכלים של ציוד משרדי לעסקים שכן נראה בכל משרד. זה מתחיל מעטים מסוגים שונים, דפדפות וניירות, וזה ממשיך למדפסות, סורקים ומכונות צילום. כמובן שכאשר מדברים על הציוד למשרד שלכם, יש מקום נכבד גם לציוד המחשוב. אתם מכירים משרד שעובד היום ללא מחשב? זה הרי בלתי אפשרי. יתרה מכך, כמעט בכל משרד אנחנו נמצא שמספר המחשבים הוא לפחות כמספר העובדים במקום. לכן חשוב מאוד לדאוג גם לכל ציוד המחשוב, כי זה יהפוך את העבודה במשרד להרבה יותר יעילה.
מהם היתרונות של ציוד משרדי לעסקים במיקור חוץ?
הבעיה עם רכישת ציוד משרדי לעסקים, היא שכל הסיפור הזה דורש התעסקות. ראשית, אתם צריכים להבין מה בכלל דרוש למשרד שלכם, ושנית, לא פעם מדובר על ציוד שצריך לחדש את המלאי שלו. זה אומר שלא הכול אתם קונים פעם אחת וזהו. יש הרבה סוגים של ציוד, כמו דפים, ראשי דיו למדפסת וכדומה, שבהם צריך לחדש את המלאי. ההתעסקות הזאת דורשת מכם, בעלי העסק, לזכור להתייחס לעניין וגם לטפל בו. לעומת זאת, אם תזמינו את הציוד המשרדי לעסק שלכם במיקור חוץ, לא תצטרכו לחשוב או להתעסק בכל העניין הזה. מישהו אחר ינהל עבורכם את המלאי של הציוד המשרדי, יעזור לכם להבין מה אתם צריכים וגם יזמין את הציוד עבורכם. מעבר לכל אלה, לרוב, כאשר אתם מעבירים את האחריות הזאת למישהו אחר, אתם גם יכולים לקבל מחירים יותר טובים. אם תעשו השוואה בין העלות שתשלמו אם תלכו לבד לקנות את הציוד המשרדי הדרוש לכם ובין שירות כזה במיקור חוץ, אתם תראו שמיקור חוץ זו בחירה כלכלית חכמה יותר.
מה עדיף – הזמנה אחת מסודרת או שירות באופן קבוע?
בעלי עסקים רבים שרוצים לרכוש ציוד משרדי לעסקים תוהים באיזו דרך כדאי לעשות זאת. כלומר, האם עדיף לפנות אל חברה שתדאג עבורנו לכל הציוד בפעם אחת מרוכזת? או שאולי עדיף להתחבר לשירות שמלווה אותנו באופן שוטף? אין תשובה אחת נכונה לשאלה הזאת, כי זה תלוי בעסק שאתם מנהלים ובצרכים שלו. כדאי לדעת שיש גם אפשרות לקבל ציוד מחודש ולא לגמרי חדש. במקרה כזה החיסכון הכלכלי שלכם יהיה עוד יותר גדול, שכן העלות של ציוד מחודש תמיד תהיה נמוכה יותר. בנוסף, לא פעם במסגרת מנוי שתעשו, המחירים החודשיים יהיו נמוכים יותר לעומת שירות חד פעמי. לכן חשוב מאוד לעצור ולנסות תחילה להבין איזה סוג של שירות אתם מחפשים מבחינת הציוד הדרוש למשרד שלכם.
מה כולל השירות?
אי אפשר לדבר על ציוד משרדי שאתם מקבלים במיקור חוץ ולא לדבר על השאלה מה בדיוק כולל השירות. כדאי לדעת שמעבר לעובדה שיביאו עד אליכם את הציוד הדרוש לכם, יש היום גם עוד הרבה שירותים נלווים שלא כדאי לוותר עליהם. למשל, תוכלו להזמין שירות שכולל גם את ניהול המלאי של הציוד המשרדי שלכם, הסידור שלו ועוד. יש אופציה לקבל שירות שכולל גם אופטימיזציה למלאי וניטור ובקרה של השימוש בציוד. בצורה כזאת, כאשר הגורם החיצוני גם מנהל את המלאי ומספק לכם דוחות בנושא, תוכלו לדעת בקלות הכול על הציוד המשרדי שלכם. זה לא משנה אם אתם צריכים לרכוש כמות גדולה מאוד של עטים או שיש לכם משרד עם עשר מכונות צילום. מה שבטוח זה שכאשר מישהו מנהל עבורכם את ההתעסקות בעניין הזה, אתם יכולים להוריד מעליכם את ההתעסקות המורכבת הזאת. מטבע הדברים, אם לא תצטרכו לטפל בנושא הציוד למשרד, יהיה לכם הרבה יותר זמן לעסוק בניהול העסק עצמו.
איך לבחור חברה מובילה בתחום הזה?
חושבים על ציוד משרדי לעסקים במיקור חוץ? רוצים לקבל את כל השירותים הקשורים לתחום הזה מחברה אחת שתרכז את כל הפרטים האלה עבורכם? כמובן שאתם צודקים. הרעיון הוא להקל על עצמכם ולכן לא כדאי לעבוד מול מספר חברות במקביל. במקום כזה עדיף לבחור חברה אחת מובילה שתוכלו לדאוג עבורכם לכל מה שקשור לציוד המשרדי הדרוש לכם. בנוסף, כדאי לבדוק שאתם פונים אל מי שיוכל גם לייעץ לכם. בימינו גם בתחום של ציוד משרדי לעסק אנחנו רואים שהשמיים הם הגבול. יש שלל אפשרויות ולכן אתם עלולים ללכת לאיבוד. לעומת זאת, אם אנשי המקצוע יוכלו לעזור לכם לבחור את הציוד הנכון לכם, התוצאה תהיה טובה. חבל שתכבידו על עצמכם עם התעסקות כזאת ורצוי לבחור כבר עכשיו את החברה הכי מקצועית שיש בתחום של ציוד משרדי שמיועד לעסקים.
